Efektivita je často skloňované slovo a celkem neprávem se z něj stává klišé. Pracovat efektivně je však gró veškeré úspěšné práce – je totiž zásadní rozdíl mezi „mít hodně práce“ a „být produktivní“. V tom prvním případě se člověk celý den honí a lítá od něčeho k něčemu a stejně mu práce vůbec neubývá a nemá nic hotové.

Pracovat efektivně je přitom velmi jednoduché, ve své podstatě to znamená pracovat pouze na důležitých věcech a  ty nedůležité odkládat na pozdější dobu, nebo je v nejlepším případě nedělat vůbec (respektive je delegovat na někoho dalšího).  Jak ale prakticky odlišovat důležité věci od nedůležitých? Myšlenkový pochod každodenního chování by měl být takovýto:

  1. uvědomit si, co vlastně ten den chcete,
  2. neustále si kontrolovat, jestli to, co děláte, vede ke kýženému cíly,
  3. a následně si hlídat, jak danou věc děláte.

Když se například živíte překládáním textů a chcete si rozšířit slovní zásobu, řeknete si:

  1.  „teď se budu 3 hodiny učit slovíčka“,
  2. načež se je začnete skutečně učit,
  3. a to tak, že se budete soustředit pouze na učení a nebudete u toho dělat  vůbec nic jiného.

Verze, kdy si řeknete, že se budete učit jazyk a pak si v knížce namísto učení podtrháváte v učebnici barevně nadpisy, přemýšlíte co večer uvařit a říkáte si, že ještě předtím musíte přece udělat „to a to“, ke zdokonalení v cizím jazyce nepovede. A v tom úplně nehorším případě porušíte i třetí bod a budete u toho ještě sledovat jedním okem televizi nebo zalévat květiny. Takováto práce jen „žere čas“ a nepřináší vůbec nic.

Dalším krokem, aby člověk pracoval smysluplně, je stanovení si priorit jednotlivým prací dle jejich důležitosti pro stanovený cíl. Věci důležité a věci, které jste schopni vyřídit do třech minut, mají přednost, vše ostatní se dělá až pak. Pokud si potřebuji rozšířit slovní zásobu v cizím jazyce, jdu se učit – nikoli jdu si vyřídit emaily, roztřídit dokumenty, vynést koš. To počká. Často se stává, že nedůležitá věc se mezitím stejně sama vyřeší a nebudete se jí muset zabývat vůbec (koš za Vás vynese někdo jiný).

Pro skutečně efektivní práci není důležitá kvantita, ale kvalita. Raději hodinku intenzivního pracovního nasazení než „pracovat“ celý den a přitom být myšlenkami úplně někde  jinde a dělat deset věcí zaráz (a žádnou pořádně). Pokud pracujeme, věnujeme se pouze práci. Všechno ostatní počká, protože bude mít tu svoji intenzivní chvíli. Neustálé odbíhání myšlenkami, rozptylování se, stálé začínání práce „od začátku“, přerušování kvůli kolegům/emailu/telefonům atd. nevede vůbec nikam. Úplným opakem efektivní práce a totálním průšvihem je pak prokrastinace.

Na čem dále pracovat pro větší efektivitu:

  • Zablokovat si přístup na facebook a youtube.
  • Jako vyhledávač používat Google – nestane se Vám, že místo vyhledávání hledaného máte v prohlížeči otevřeno dvacet oken a půlhodinu v „čudu“.
  • Pracovat soustředěně – přerušování je nepřítel produktivity – např. emaily je dobré jen dvakrát denně, namísto neustálého nakukování do emailové schránky.
  • Delegovat – činnosti, které můžete delegovat, delegujte (= přesně popsat co chcete, a to člověku, který to udělá).
  • Hromadění věcí – někdy může být velmi efektivní hromadu věcí prostě jednoduše vzít a vyhodit. Ty důležité přijdou znovu, ty nedůležité už ne (krajní, ovšem účinné).
  • Špatně je také čekání na ideální podmínky – někdy má člověk pocit, že ještě nenašla ta správná chvíle. Jenomže mít pocit může být hodně odlišné od skutečnosti.
  • Činnosti, které děláte často, se pokuste zautomatizovat. V dnešní době existuje spousta aplikací, které dokážou dělat některé činnosti za Vás a vy se tak nemusíte zdržovat dělat tu samou věc stále dokola.
  • Věci, které používáte často, si dejte blízko sebe a věci které nepoužíváte často, dávejte dál a na hůře dostupná místa.
  • A hlavně trénovat vůli a pravidelnost, protože řečeného bylo hodně, teď je na čase konat.

Programy na PC pro efektivnost

Rozptylování kolem nás je v dnešní době tolik, že vznikají počítačové aplikace, které se tomu snaží zabránit. První z nich, která by se Vám mohla hodit je prográmek Anti-social.cc. Po spuštění tohoto programu si nastavíte dobu, po kterou chcete, aby byl zablokován přístup na sociální sítě (Facebook, Twitter, YouTube, Flickr, Vimeo…). V případě že dostanete nutkání si třeba pustit hudbu na YT, program Vás na stránky vůbec nepustí, takže Vám nezbyde nic jiného, než dál pracovat.

Další šikovnou aplikací je program Freedom, který je trochu přísnější než Anti-social.cc. Freedom Vám totiž zablokuje kompletně celý přístup na internet. Po spuštění si opět nastavíte dobu, po kterou budete kompletně offline a Vy tak můžete v klidu pracovat.